Asistente administrativo
Un asistente administrativo es responsable de tareas organizativas y de oficina, a menudo para varias personas. Estas tareas pueden incluir contestar al teléfono, tomar nota de los mensajes, dar la bienvenida a los visitantes, organizar los horarios de viaje y recopilar y actualizar los registros mediante la introducción de datos.
Carrera profesional también conocida como:
- Secretario
- Secretaria
- Recepcionista
¿Qué responsabilidades tendré?
- Proporcionar apoyo administrativo, contestar teléfonos, tomar mensajes y saludar y anunciar a los visitantes.
- Asistir en la resolución de problemas administrativos, la planificación de proyectos, el desarrollo y la ejecución de metas y objetivos establecidos.
- Ayudar a procesar las nóminas de los empleados
- Realizar tareas administrativas generales, como mecanografiar, archivar y distribuir correo.
- Preparar diversos informes, cuadros, gráficos o tablas según sea necesario.
- Registrar y verificar la información relativa a asuntos tales como envíos, calendarios y hojas de horarios.
- Mantener el inventario de material de oficina para uso de la administración y de la empresa.
- Ayudar en la preparación del presupuesto y en la elaboración y control de registros, estadísticas e informes relativos a operaciones, cambios de personal, cartas, etc.
- Coordinar reuniones, conferencias, teleconferencias y videoconferencias, incluida la reserva de instalaciones, equipos y catering.
- Organización de viajes y reservas de vuelos, hoteles y coches.
- Organizar el alojamiento y el transporte terrestre de los visitantes de la empresa y de fuera de ella.
- Coordinar el correo y los envíos/recepciones
- Gestión simultánea de varios calendarios y contactos
Cursos de bachillerato recomendados:
Se recomiendan los siguientes cursos de bachillerato:
- educación agrícola
- matemáticas
- empresa
- comunicaciones
- conocimientos informáticos
Formación requerida:
Normalmente se requiere un diploma de enseñanza secundaria o un título de educación general (GED). Se prefiere un título de grado medio en comercio o campo similar o varios años de experiencia laboral en un puesto administrativo. Se requieren sólidos conocimientos informáticos y de Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint).
